Le Groupe d’experts indépendant sur les subventions et contributions prône un changement fondamental de la gestion des subventions et contributions (S et C).
Le Groupe a tiré des conclusions claires et éclairées : le gouvernement fédéral doit apporter un changement « quant à la façon dont [il] comprend, conçoit, gère et rend compte de ses programmes de subventions et de contributions ». Il reconnaît les liens importants qui existent entre la simplification de l’administration et la responsabilisation. Il prône un leadership durable, du côté tant des dirigeants politiques que de la fonction publique, ainsi que des programmes conformes aux impératifs de responsabilisation, d’accessibilité et d’efficience.
Les programmes de S et C touchent les Canadiens quotidiennement sans qu’ils en soient conscients. Lorsque nous prenons notre voiture, l’avion ou le train, ou que nous nous divertissons en regardant un film ou en lisant un livre canadien, nous profitons des résultats d’un processus complexe d’octroi de S et C. Dans un monde idéal, ces programmes seraient visibles et les Canadiens s’en féliciteraient. Mais malheureusement, la seule visibilité qu’on donne à ces programmes est bien souvent celle de munitions pour alimenter les débats politiques à la période de questions.
Responsabilisation
De nos jours, les moindres faits et gestes du secteur public sont scrutés à la loupe. Les ressources ont-elles été bien affectées? Les dépenses peuvent-elles être liées à des résultats probants? Les programmes sont-ils aussi ou plus efficaces que ceux d’organismes comparables? Lorsque les décideurs du secteur public confient l’exécution des programmes à des tiers, ont-ils la certitude que l’obligation de reddition de comptes n’en souffrira pas? Des systèmes d’information robustes et précis et des rapports produits en temps opportun contribuent à sensibiliser les gestionnaires et à leur confirmer que les fonds sont bien gérés.
Accessibilité
On se plaint souvent de la rareté des subventions, de la difficulté du processus de demande ainsi que de la complexité et du manque de clarté des critères d’admissibilité. Le gouvernement américain s’est attaqué au problème en créant Grants.gov, site Web centralisé où l’on peut se renseigner sur tout l’éventail des subventions offertes et présenter sa demande. Cette vitrine permet au gouvernement de s’acquitter de ses obligations en matière d’équité, de transparence et d’accessibilité auprès des demandeurs potentiels. Le site a été relativement simple à réaliser sur le plan technique. Le plus difficile a été d’instaurer un processus commun à l’ensemble des ministères, mais les mesures adoptées par le Congrès en 1999 ont contribué à faciliter la transition.
Paradoxalement, des programmes de subventions opportuns, bien conçus et annoncés de façon efficace peuvent susciter un enthousiasme tel que les systèmes de traitement et d’évaluation risquent de se trouver littéralement submergés. Avec ou sans portail centralisé, un logiciel d’entreprise bien conçu pour la gestion des subventions, en particulier s’il est mis en oeuvre sur le Web, permet aux organismes subventionnaires de trier les demandeurs à la source. Les demandeurs admissibles peuvent ensuite être regroupés rapidement et facilement selon des combinaisons de caractéristiques déterminées par les gestionnaires de programme : situation géographique, expérience, montant de la subvention demandée, etc.
Du point de vue du demandeur, l’ouverture d’un dossier de demande de subvention auprès d’un organisme public devrait être une corvée à laquelle on s’astreint une seule fois, les renseignements figurant au dossier étant ensuite réutilisés automatiquement lors des demandes subséquentes.
Du point de vue de l’organisme subventionnaire, l’automatisation des processus permet de recueillir des renseignements complets de façon organisée, ce qui se traduit par une meilleure connaissance du groupe de clients, de l’étape de la rencontre initiale à l’évaluation des programmes. Sans compter qu’un logiciel bien conçu permet de faire supporter les obligations en matière de clarté et d’exhaustivité des renseignements à ceux à qui elles incombent, à savoir les demandeurs, en plus de permettre de communiquer efficacement avec les demandeurs acceptés et refusés.
Efficience
Il est primordial de simplifier les processus. Il est vrai que les programmes de subvention sont tous différents, mais ils ont souvent des points communs sur le plan des caractéristiques et des processus, de la présentation à la conclusion du dossier. La diminution des coûts, la gestion plus efficace des données, la normalisation de la formation et la facilité d’utilisation par les demandeurs sont autant d’éléments qui militent en faveur de l’uniformisation. Ainsi, le gouvernement de l’Alberta, deuxième subventionneur en importance au Canada après le gouvernement fédéral, a adopté un système uniformisé de gestion des subventions qui s’applique à tous les programmes de S et C dans l’ensemble des ministères.
Leçons de l’expérience
L’automatisation des processus opérationnels existants ne suffit pas. L’efficacité d’un projet logiciel repose sur un agent de changement qui sache remettre en question de façon crédible les systèmes et pratiques en vigueur et aider l’organisme en cause à adopter de nouvelles normes de rendement. La réussite fait souvent boule de neige, et un projet modeste de système intégré de gestion
