En décembre 2008, la fonction publique de la Colombie-Britannique a lancé Spark, un site Web interne visant à susciter la collaboration constructive au sein de l’organisation. Créé par les employés et pour les employés, le site fait la promotion de la modernisation et de la transformation des services, encourage l’innovation et tente de faire tomber les obstacles qui nuisent à la collaboration. On y invite tous les fonctionnaires provinciaux à soumettre leurs idées, quel que soit leur poste, leur classification, leur titre ou leur fonction. Fort de l’engagement de mettre en œuvre les meilleures idées proposées, le forum en ligne incarne la prochaine étape de la transformation par laquelle passe la culture organisationnelle au sein de la fonction publique.
L’ère de l’innovation a été inaugurée en 2006 avec la première version de Being the Best (Être les meilleurs), le plan organisationnel de la fonction publique en matière de ressources humaines. Jessica McDonald, sous-ministre auprès du premier ministre, a guidé l’organisation afin de trouver le moyen de faire de la fonction publique un lieu de travail novateur. « Les idées et l’innovation doivent être encouragées à tous les échelons de la fonction publique sans exception, de même qu’horizontalement, explique Mme McDonald. La direction doit soutenir ce genre de virage, mais, en fin de compte, l’innovation ne relève pas de la direction. Dans les faits, c’est l’organisation qui la dirige. »
Le site Spark est une partie intégrante essentielle du plan de gestion du changement dans l’administration publique de la province. Il permet d’intégrer les outils et les technologies modernes au milieu de travail pour favoriser le partage des idées. Ces idées constituent le ciment au moyen duquel la fonction publique de la C.-B. édifiera son identité d’employeur. Son slogan, Where ideas work (« Là où les idées fonctionnent »), illustre bien la volonté d’instaurer un milieu de travail où les idées des employés seront valorisées.
« Nous essayons de changer les mentalités afin de créer une dynamique où chacun se sentira responsable de transformer la fonction publique de la province en un endroit où les idées fonctionnent pour de vrai, explique la sous-ministre. Nous serons ainsi mieux en mesure de laisser libre cours à la collaboration, ce qui, à bien des égards, constitue une réelle remise en question de la culture traditionnelle de l’administration publique. »
Le site Spark combine les principes de conception Web classiques et ceux du Web 2.0 et, à l’instar des médias sociaux axés sur la collaboration, son utilité dépend du contenu généré par ses utilisateurs. Depuis ses débuts, Spark a fait ses preuves pour ce qui est d’inciter les employés à soumettre leurs idées, ainsi qu’à améliorer celles de leurs collègues. Une fois qu’ils ont créé leur profil d’utilisateur, les employés peuvent afficher leurs idées, commenter celles des autres et se prononcer par vote sur ces dernières. Les employés sont encouragés à mettre en pratique les idées qu’ils jugent utiles. Celles qui ont des répercussions sur les politiques et les budgets font l’objet d’un examen plus poussé sous divers angles.
Toutes les idées soumises dans Spark sont classées par priorité et examinées par une équipe spéciale Spark. Les idées en matière de recherche, de développement et de mise en œuvre liées à des programmes précis peuvent être traitées par les ministères concernés, mais toutes les autres idées sont confiées à l’équipe Spark – une idée qui reçoit plus de 100 votes déclenche un examen par ladite équipe, qui en évalue la faisabilité et définit les suites à donner. En fin de compte, l’objectif est de travailler en partenariat pour concrétiser le plus d’idées possible, de passer en revue les principaux secteurs de programmes dans toute l’administration provinciale, de réduire les redondances et les chevauchements, et de faire des recommandations pour améliorer la productivité et la prestation des services.
Jusqu’ici, les idées affichées sur Spark comprennent une gamme d’améliorations à apporter aux politiques publiques, des suggestions pour bonifier les services en ligne aux citoyens et des améliorations opérationnelles telles que la création d’un bassin de talents à l’interne permettant de réduire le recours aux exécutants extérieurs. La diversité des idées soumises démontre la capacité qu’ont les employés de s’engager et de mettre leur pouvoir d’innovation à l’œuvre dans le but d’apporter des changements originaux.
Depuis son lancement en décembre dernier, Spark n’a cessé de croître, témoignant ainsi de l’utilité d’un réseau axé sur le dialogue ouvert et la diversité de contenu. Le nombre de visites a augmenté tous les mois depuis, et le site comptait 3 300 utilisateurs inscrits en avril 2009, pour plus de 680 idées soumises. En outre, le nombre de commentaires a augmenté de 50 p. cent depuis le début de l’année et celui des votes, de 61 p. cent. La popularité des autres composantes du site, comme par exemple, le « dossier du mois » (monthly Hot Topic), atteint elle aussi des niveaux enviables. Dans la seule période de février à mars, une autre des ressources du site destinées à stimuler la discussion, le Spark Blog, a vu le nombre de visites bondir de 67 p. cent.
Anthony Williams, auteur et expert-conseil, affirme : « Les gouvernements de partout dans le monde cherchent de nouveaux moyens de stimuler l’innovation. La nouvelle donne sur les plans financier et démographique oblige de nombreuses administrations publiques à faire plus avec moins, une tendance qui n’est pas près de disparaître. »
« En un mot, la fonction publique se doit de travailler plus intelligemment et plus vite. Des investissements appropriés en technologie peuvent aider à insuffler un nouvel esprit d’innovation et de collaboration à la machine de l’État. Des projets tels que Spark en Colombie-Britannique constituent une étape importante dans la réalisation de cet objectif. »
Afin d’appuyer les objectifs de Spark et de faciliter un virage culturel global en faveur de l’innovation dans la fonction publique de la C.-B., une initiative pour l’avenir du travail (la Future of Work Initiative) a été créée par le secrétariat de la planification de la main-d’œuvre et du leadership (Workforce Planning and Leadership Secretariat). La directrice du secrétariat, Kim Henderson, a rassemblé une équipe qui s’emploiera à édifier une culture de l’innovation et de la collaboration pour que le secrétariat appuie toutes les initiatives du gouvernement visant à faire de la fonction publique une organisation d’une grande souplesse et d’une efficacité supérieure.
« L’Initiative pour l’avenir du travail pourrait transformer de fond en comble la fonction publique, non seulement en modifiant notre approche en matière d’opérations, mais aussi en veillant à la mise en place de l’infrastructure technologique requise pour appuyer les modifications fondamentales d’attitude et de comportement que nous souhaitons », explique la directrice. Elle indique que la clé, pour concrétiser et faire progresser l’innovation, est de faire en sorte que la direction appuie cet objectif et que les employés soient mobilisés et branchés, pour créer un environnement où les idées circulent continuellement d’un niveau à l’autre de l’organisation.
« Nous savons grâce à nos recherches que la plupart des bonnes idées viennent de ceux et celles qui travaillent en première ligne, c’est-à-dire qui participent directement à la prestation des services ou qui mettent en œuvre les processus, ajoute-t-elle. Nous savons également que les employés ont souvent l’impression que les bonnes idées sont bloquées aux échelons supérieurs d
